Атрибут alt
Подпись

Что такое дедлайн: где применяется это понятие, польза и вред постановки дедлайнов + как выполнять задачи вовремя

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о дедлайнах.

Дедлайн — страшное слово для фрилансеров, программистов, дизайнеров, маркетологов и всех тех, кто работает с проектами. Приближение дедлайна одних заставляет работать еще усерднее, а других сказать «и так сойдет». В статье разберемся, в каких сферах применяется термин «дедлайн», что это значит, основные плюсы и минусы постановки дедлайнов; какие ошибки совершают руководители и работники и как перестать тянуть все дела до дедлайна.

Что такое дедлайн простыми словами

Дедлайн (deadline) — крайний срок чего-либо.

Термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Тогда в тюрьмах был огромный земляной ров по периметру, который заключенным нельзя было пересекать под угрозой расстрела. Это расценивалось как побег. В те времена как раз этот ров и назывался «мертвой линией». С начала 20-го века термин утратил свое первоначальное значение и теперь используется в переносном смысле.

Где обычно применяется понятие дедлайна

Дедлайн можно применить практически к любой сфере. Если у человека работа начинается с 9 часов, то из дома ему нужно выйти заранее, чтобы успеть на транспорт, спокойно доехать и не опоздать. Это и есть рабочий дедлайн для него. Или пример из строительства. Когда покупают квартиру в строящемся доме, в договоре прописывается срок сдачи. И это тоже дедлайн, который нельзя нарушать.

Но чаще всего понятие дедлайна применяют в следующих сферах:

  • Дедлайн в рекламе. Самая распространенная маркетинговая уловка. Чтобы повысить интерес к какой-то группе товаров, делается скидка на определенный период. Последний день — это дедлайн. Если купить после, цена уже будет выше.
  • Дедлайны в законодательстве. Они чаще всего касаются штрафов. Коммунальные платежи нужно оплачивать до 10 числа, штрафы ГИБДД в первые 14 дней можно заплатить со скидкой, срок исковой давности по кредиту — 3 года.
  • Дедлайн в журналистике. Это жесткие рамки, за несоблюдение которых компания понесет убытки, а некоторых работников могут уволить. К примеру, журнал выходит каждую неделю в 10 утра в понедельник. То есть дедлайн сдачи в редакцию — условно суббота. Дедлайн печати — вечер воскресенья. И дедлайн передачи в киоски — утро понедельника.
  • Дедлайн конкурсов. Все конкурсы имеют дату начала и завершения приема работ. Это нормальная практика, которая дает возможность поучаствовать всем желающим и отсеять тех, кто не хочет прилагать усилий. Начиная со школы и заканчивая профессиональными соревнованиями во всех конкурсах есть четкие дедлайны.
  • Дедлайн во фрилансе. Самая популярная сфера постановки жестких дедлайнов. Когда нужно сделать проект с привлечением сторонних сотрудников, и последним выставляются сроки. Если это официальное сотрудничество, то в договоре прописываются условия нарушения дедлайна. Чаще всего сторона, по вине которой были пропущены дедлайны, выплачивает штраф. И не всегда это будет исполнитель. Иногда даже заказчика заставляют платить больше, потому что он не дает нужной информации и искусственно ограничивает работу.

Польза и вред постановки дедлайнов

У дедлайнов есть как плюсы, так и минусы. Сначала позитивные стороны:

  1. Проект разбивается на множество более мелких задач. Это основной принцип, которому следует большинство менеджеров. Люди, курирующие проект, следят за каждым этапом, выдают новые задачи и проверяют выполнение каждого предыдущего этапа. Это сразу же позволяет снизить уровень стресса от сложности задачи (ведь приходится выполнять лишь небольшие шаги) и контролировать этапы, не допуская сильных уходов от намеченного графика.
  2. Фокус на конкретной задаче. Если у работы нет крайнего срока, она надолго растягивается. Это заметно в сферах, где не особо важно, в какие сроки будет выполнена задача. Как пример — продвижение сайтов. Есть команда авторов и есть большой блок задач. Если не обозначать крайние сроки, люди будут тянуть со сдачей работ неделями вместо одного-двух дней.
  3. Мобильное управление проектами и человеческими ресурсами. Для решения задачи на разных этапах могут потребоваться разные специалисты. Где-то нужен программист, где-то верстальщик, где-то нужна помощь дизайнера или штатного автора. Но не всегда им нужно постоянно работать с одним конкретным проектом. Именно постановка дедлайнов и разбивка на более мелкие задачи позволяет переводить работников между проектами и занимать их время полностью.
  4. Мотивация. Это вещь сугубо индивидуальная, но в большинстве случаев работает именно так: если человек не может закрыть дедлайн вовремя, он будет чувствовать дискомфорт и стресс. Если закроет вовремя — будет считать себя героем. Но это двоякая ситуация, рассмотрим другой пример в минусах.

Теперь перейдем к минусам. Они зависят и от работодателя, и от работника.

  1. Стресс. Это негативный фактор мотивации. Некоторые люди, если срывают сроки по своей вине, могут сильно нервничать из-за этого. Такой работник после пары неудач может уйти в глубокую депрессию и перестать делать то, что раньше у него здорово получалось.
  2. Потеря времени и денег. Если дедлайн поставлен некорректно, заказчик получит работу позже окончания срока. Это ошибка как исполнителя, ведь он не успел вовремя, так и заказчика, потому что он не учел дополнительные риски.

Минусы в большей степени связаны либо с неправильной постановкой дедлайнов, либо со срывами сроков. Сами дедлайны — вещь действительно нужная. Позволяет контролировать процесс работы и вмешиваться, когда что-то идет не по плану. Несмотря на это, нужно учиться работать с людьми, ставить им правильные сроки и делать все вовремя.

Личный пример. У меня есть знакомая, которая работает в небольшой веб-студии. Работают там практически одни новички, и только менеджеры — действительно опытные ребята, которые выполнили уже десятки заказов до прихода в компанию. Практически в каждом проекте есть срывы сроков. А иногда даже на несколько месяцев от плана. Всех работников такая ситуация вгоняет в стресс, из которого им приходится выкарабкиваться самостоятельно. Хотя, на самом деле, это просто ошибка руководства.

Как правильно ставить дедлайны себе и подчиненным

Правильная постановка дедлайнов — лучший способ контролировать и свою работу, и работу подчиненных. Если устанавливать сроки грамотно, будет не только проще работать, но и сотрудники перестанут подводить, а если у них будет форс-мажор, это практически не отразится на коллективе. Для этого нужно соблюдать 5 основных правил.

Правило №1. Долгосрочные дедлайны не работают. Большой срок (больше 7 дней) дает лишний повод прокрастинировать и думать о том, что можно будет выполнить задачу потом — завтра, а еще лучше — послезавтра. Или вообще на выходных, когда будет больше свободного времени.

Ярче всего этот пункт подтверждают курсовые и дипломные работы студентов. Обычно дается срок минимум в 2-3 месяца. В течение этого времени только самые ответственные подходят к преподавателям и пишут работу. Остальные ждут как минимум до середины срока, а чаще всего до последней пары недель. Самые рисковые вообще пишут курсовые в ночь перед сдачей.

Лучше всего разделять задачу на несколько более маленьких. Появится несколько этапов, которые нельзя пропустить. В случае с той же курсовой есть 2 месяца на сдачу работы, 6 основных разделов + материал. Проще всего поставить себе дедлайны на выполнение курсовой по 1 разделу в неделю и оставить 2 последних на вычитку и поиск дополнительного материала.

Правило №2. Избегать нереальных сроков. Все любят делать вызовы самим себе. Если человек проснется и вдруг резко решит заработать миллион за месяц, у него ничего не получится. Если, конечно, он перед этим не зарабатывал 10, а тут вдруг просто решил отдохнуть. Нереальные задачи с нереальными сроками не мотивируют.

Приведу себя в пример. Периодически мне приходит в голову мысль о том, что надо начать нормально зарабатывать. И резко ставятся нереальные цели вроде «100 000 рублей за месяц» когда в предыдущем в лучшем случае было 40, а чаще всего и вовсе 25. И вроде как первое время мотивации вагон, а потом приходит мысль «да ну это всё, зачем начинать», а следом состояние крайнего недовольства собой и потеря мотивации минимум на несколько дней.

Лучше постоянно ставить себе цели немного выше, чем предыдущие. Тогда это позволит развиваться и работать над собой все больше и больше. А со временем, благодаря таким целям, предыдущие результаты покажутся просто смешными.

Правило №3. Не надо искать дедлайны там, где их нет. Иногда достаточно просто подождать, чтобы добиться результата. Но вот не все хотят работать и ждать успеха. Это ярко проявляется у тех людей, которые пытаются похудеть. У каждого были такие друзья, которые хотели весить N килограммов к лету. И устанавливали себе жесткие дедлайны. Хотя нужно было просто заниматься, и результат пришел бы сам по себе.

Такой подход плох тем, что человек пытается повлиять на то, что он не в силах контролировать. Да, можно следить за собой, но кто сказал, что это будет реально — с таким организмом получить вот такой результат. Гораздо эффективнее просто делать и следить за прогрессом. А чтобы не пытаться «похудеть к лету», нужно заниматься собой постоянно.

Правило №4. Нужно фиксировать дедлайны. Обещания самому себе — это круто, но лучше их все же записывать на бумаге. И желательно приклеить на видное место. Это будет своеобразным напоминанием о том, что «прошлый я» хотел это сделать, значит, это действительно нужно.

Я пробовал этот способ работы. И он действительно помогает. Правда, лучше не совершать моих ошибок и ставить небольшие цели на день. Фиксировать их, а потом вычеркивать. 3-4 пункта, не более. И начинать надо с самого утра, а не ждать подходящего момента.

Правило №5. Ставить дедлайны нужно только после изучения возможностей. Этим часто грешат фрилансеры. Приходит клиент, называет сумму и примерные требования. Фрилансер прикинет, что и как, рассчитает свой доход и уже думает, куда он будет тратить деньги. А потом выясняется, что требования вообще-то более жесткие, и просить нужны было сумму в 3-4 раза больше.

Лучше изначально ознакомиться со всеми условиями и прикинуть, какой дедлайн себе ставить. Если это какая-то новая, необычная работа, то тут все гораздо сложнее. Нереально спрогнозировать что-то, чем ты никогда не занимался. Поэтому к таким дедлайнам нужно подходить с осторожностью, все взвесить и назвать срок раза в полтора больше. Мало ли.

Эти 5 базовых правил помогают научиться работать с дедлайнами. Главное — всегда их соблюдать и научить работников, чтобы они тоже следовали этой логике. «Хорошему» работнику достаточно просто не срывать сроки, и он уже окажется лучше половины своих конкурентов. А руководителю нужно всего-ничего: поставить задачу сотруднику и периодически контролировать, что он там сделал и как.

Что делать руководителю, если сотрудники срывают дедлайны

Срыв дедлайнов — неприятная штука. Если сотрудник за ночь до дедлайна начнет работать по проекту, он вообще ничего не успеет. Но во фрилансе, на удаленке и даже иногда в офисе работникам не до проблем босса. Они хотят пойти веселиться, а не сидеть над работой в выходной. Ну и что, что надо было выполнить еще неделю назад? Свободный человек, могу себе позволить. Именно поэтому, если сотрудники часто срывают дедлайны, надо с этим что-то делать. И увольнение — не всегда самый эффективный выход.

Сначала нужно поговорить с сотрудником. Многие срывают дедлайны из-за своей лени, но есть и случаи, когда работе мешают личные обстоятельства. Нужно разговаривать с сотрудником и узнавать причины. Это может быть выгорание, перегрузка от других задач, немотивированность зарплатой, неудобные условия, неприятные коллеги и много чего еще. Лучше сразу узнать причину и уже после этого решать что-то конкретное.

Первый важный аргумент в разговоре с сотрудником, который срывает дедлайны без уважительной причины — разговор о последствиях срыва сроков. Банальный пример: компания заключила договор на создание сайтов. В нем четко прописано, что если в такие-то сроки не будет сделано, на фирму свалятся штрафы. Плюс подпорченная репутация.

Жизненный пример. Когда я работал с веб-студией, там был один программист, который делал мобильное приложение. За месяц он не сделал практически ничего, и из-за него менеджеру, дизайнеру и еще паре человек пришлось работать бесплатно две недели. Просто потому, что они завалили сроки, а оплата была за факт выполнения работы. До парня дошло, что срывать сроки — не круто, только после того, как ему рассказали, какие проблемы были у других людей из-за него.

Если работник важен, и вы хотите ему помочь, поговорите с ним насчет распределения его рабочего времени. Какие инструменты он использует, посоветуйте другие, расскажите о личном опыте. Но делать это нужно не в манере «я сейчас покажу тебе, как надо».

Год назад я работал СММщиком в региональной компании. Оплата была минимальная, 6 тысяч в месяц за 60 постов + работа с товарами в группе + общение в комментариях + отслеживание заказов и разработка полной маркетинговой стратегии для бизнеса в соцсети. Приходилось тратить в лучшем случае 6 часов на то, чтобы справиться с текущими задачами, и не факт, что не будет утром звонка с фразой «Дима, аврал, клиенты бунт поднимают». А когда я сказал начальнику, что мне не очень нравится работать по 6 часов в день за 6 тысяч в месяц, он ответил, что я просто неправильно распоряжаюсь рабочим временем и по-хорошему надо тратить где-то 1 час в день. Так что лучше сопоставлять реальные задачи с тем, сколько времени вы тратите.

В разговоре с сотрудником нужно четко изложить все ожидания относительно его работы и сроков. Если он продолжит систематически нарушать их, надо принимать более кардинальное решение. Самый простой способ — увольнение. Но если это ценный кадр, у которого голова работает в нужную сторону, возможно, стоит перевести его на другую должность или дать менее сложную задачу.

Чаще всего в проблемах срыва сроков виноваты все же сотрудники. Особенно если это удаленная работа или фриланс. Это отдельный образ жизни, который снижает чувство ответственности. Как бы не хотелось, но лучше всего расставаться с такими людьми.

Как делать все до момента дедлайна

У офисных работников такая проблема возникает редко. Все-таки в соседнем кабинете начальство, которое контролирует все процессы, плюс постоянная отчетность. А вот фрилансеры и работники на удаленке часто страдают от работы с дедлайнами.

Выхода два: либо полностью контролировать процесс и выставлять время с запасом на каждую отдельную задачу, либо давать столько времени, чтобы человек мог сразу приступить к ней и выполнить. И оба этих подхода имеют свои плюсы и минусы. Рассмотрим первый вариант: разбивка задачи на этапы и жесткий контроль по срокам каждого из них.

К плюсам этого метода можно отнести:

  • Более простое создание задач. Одна большая работа разбивается на много мелких, и люди меньше задумываются об общей сложности. Вести группу звучит сложнее, чем — в понедельник сделать пост, проверить рассылку и отписаться в комментариях, а во вторник сделать хороший нарратив.
  • Возможность вмешаться в работу на любом этапе. Можно смотреть не готовый результат, а промежуточные варианты. И прямо на ходу вносить коррективы. Это удобно, особенно если работник не набил руку на однотипных задачах.
  • Можно набирать менее опытных работников, которые будут постепенно учиться делать крупные и крутые проекты с более мелких и простых задач. Это крутая практика для современных веб-студий, которые набирают любителей и постепенно делают из них профессионалов.

Минус один — нужно создавать третье звено, которое будет контролировать процесс выполнения задачи. Обычно этим занимается менеджер проекта, но маленькие компании могут и не иметь такого сотрудника. Да и зарплата у проект-менеджеров обычно наравне или даже выше, чем у каждого отдельного исполнителя.

Второй способ: выделять меньше времени на выполнение задачи. Неплохой вариант, если нужно работать постоянно с одним и тем же человеком, который время от времени заваливает сроки. Просто нужно называть меньше времени и периодически напоминать, что задача должна быть выполнена. Это действительно удобнее, чем контролировать все процессы и смотреть за решением более мелких задач. Но здесь важно не прогадать, ведь если человек за весь срок даже не начнет что-то делать, он может подвести команду. И хорошо, если это будут небольшие репутационные или финансовые риски.

Что касается работников, которые постоянно тянут до последнего, здесь сложно что-то подсказать. Чтобы избавиться от этой привычки, нужно долго и упорно работать над собой. Постоянно заставлять себя и не давать слабину. Потому что один срыв сроков повлечет за собой второй. И с каждым разом войти в привычный ритм все сложнее.

Чтобы постоянно укладываться в дедлайны, достаточно выработать привычки и составить свой распорядок дня. Это поможет справляться с ежедневными нагрузками, организм примерно через 20 дней привыкнет к одинаковым занятиям в определенное время, а вы будете чувствовать себя лучше от того, что постоянно все успеваете.

No posts found with these parameters. Try to remove some filters.
Рейтинг статьи
Нажмите, чтобы оценить этот пост!
Спасибо!

Об авторе

Юлия Литвина

Просмотреть все сообщения

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *